致远“小快轻准”协同费控管理解决方案
1.应用概述
费控管理包含了费用类别定义、费用预算编制/调整、费用的使用（报销、付款等）的全过程，从单位、企业费用开支管理的角度，通过设置和应用费用预算，管控各项费用的支出与使用。它与财务管理密切结合，达到节约各项费用开支的目的，为企业、单位的全面预算管理奠定基础。
费控管理应用实现了比较标准化的费用预算与费用使用的管理流程，同时可以针对使用场景进行调整，扩展性、灵活性强，可适用于通过费用预算管控费用支出的单位、企业。管理者可轻松地管控各个部门的费用支出情况，将各种费用的使用量最小化，使减少的每一分费用都可以变成利润。
协同费控管理应用的主管部门通常为财务管理部门，管理各个部门费用预算、费用使用的情况，费用相关报表，各项审批流程和应用事务授权等内容。
使用群体为单位、企业内的全体员工，普通员工限于进行有关工作事务（如借款、费用报销、差旅费报销等）的提交与申请；各部门的主管人员除普通员工的权限外，可以根据授权查阅各自所在部门的相关信息数据，可以编制所在部门的费用预算；高层管理的员工则还可以根据授权查阅职权范围内的报表。
在传统的费用管理中，常出现费用列支标准不明确，预算标准随意变更，缺乏统筹安排与营收不相匹配，费用监管人员滥用职权等管理问题。
下列常见的费控管理中的困难问题，在协同费控管理系统中已轻松解决。
困难/问题 | 协同费控管理的解决 | 应用场景举例 |
预算标准随意更改 | 预算一旦编制生成，则不能随意修改其标准，若需调整必须申请费用调整，调整历史记录清晰。 | 费用预算编制后，只能通过费用预算调整流程来增减费用预算的标准。 |
费用报销没有统一管理 | 支持单一/多种预算的报销，为持差旅费报销提供专属流程。统一的报销入口为后续统计数据奠定基础。 | 费用、差旅报销使用专属流程，以不同维度统计费用支出的情况。 |
超预算不能事先预警 | 预算到达阈值时向指定人员发送预警消息，使管理者能提前掌握支出情况并给出对策。 | 当某项预算低于3000元（可调整）时向管理人员发送预警消息。 |
表格填写复杂 | 智能的电子化表单，引导员工填写正确的内容，保障管理所需的数据充分和正确。 | 可预置内容使员工正确填写金额、日期； 通过必填设置避免员工漏填。 |
数据运行混乱 | 快速地读取员工相关的各项信息，记录、存储员工各方面的数据，不断加以更新。 | 发起流程时自动读取出员工的相关信息，费用科目和预算等信息统一。 |
发展壮大后应用无法适应 | 用户自己可快速调配应用报表、授权、流程等，数据字段、运行逻辑都可部分调整。 | 部门调整，审批流程快速适配； 管理强化，增加管理元素（新增字段）。 |
费控管理应用（基础版）的功能结构如下图所示。
其中蓝色标注的内容均具有审阅或审批流程，均可自行设置；报表只列出了部分内容。
费控管理应用中部分事务流转关系如下图所示。
费控管理应用（基础版）具备的特色如下。
(1) 单位内所有人员均可分配帐号并参与使用，具备良好的群众基础；如此参与管理的人员更多，管理所需的数据来源更广泛，为积累管理的大数据打下了坚实的基础，为提升单位管理水平提供了良好的保障。
(2) 应用内容均同时支持电脑端（推荐使用IE11和新版本Chrome）和移动端（M3），包括各种业务单据、报表和门户。注意：为方便使用，移动端的部分内容会相对简单，部分审批节点必须在电脑端处理。
(3) 所有审批流程均可以根据单位的实际情况进行编辑，充分贯彻单位内部的管理权责；并且智能的审批流程在大大提高工作效率的同时使得管理的痕迹链条完整，方便审计监察的同时也能够进行责任追究。
(4) 信息数据随审批流程而自动存储记录，在避免二次录入提高效率的同时确保了数据的合法有效、真实准确。
(5) 操作智能简便，界面可快速调整，学习与培训成本低廉，短时间内即可上手使用，快速地实现管理的信息化。
(6) 工作衔接优化整合，可以通过系统发出提醒、预警等消息告知相关人员，可以自动推送工作流程到相关人员的桌面，如此能够很好地避免工作事务因为遗忘而延误，避免工作事务因为衔接不力而断档。
(7) 除了应用内置的部分报表以外，用户可以根据系统存储的数据信息，方便地自行定义符合单位管理所需的相关查询统计报表，方便管理人员随时获知信息的同时也便于其管理决策。
用户可快速地调整应用菜单名称，可对应用内容进行统一、批量化授权。
存储费用类别信息，包括科目（支持一级科目、二级科目，明细科目）、状态、类别代码、适用部门、说明。
l 支持类别按3级科目（一级科目、二级科目、明细科目）进行编制，可与财务管理要求保持一致；
支持划分费用类别的适用部门，方便编制预算时专项专用。
编制各个部门及各部门所负责项目在指定预算阶段中，各个费用类别的预算金额。编制中，费用预算的总额不能超过单位下达的预算控制总额。
l 支持编制预算阶段为全年、上半年、下半年、1-4季度、1-12月度（即按年度、半年、季度和月份）；
l 支持从费用类别中读取并选择需要编制预算的费用的类别；
l 支持编制隶属于某个项目的费用预算；
l 支持系统自动读取费用预算控制金额及控制要求，供编制人参考的同时方式预算超过控制额度；
l 支持流程审批结束后，自动新增费用预算的信息。
各部门根据实际需要增减费用预算的金额，或者单位按财务管理要求增减费用预算的金额。
l 支持增加或就减少费用预算金额。注意，减少时需在调整金额前加减号（“-”）；
l 支持流程审批结束后，自动更新费用预算的调整金额、当前可用金额、累计调整幅度。
存储费用预算的信息，包括基础属性（费用类别、预算状态、预算周期等）、预算金额（预算金额、预算结转金额、预算调整金额、已用金额、剩余金额等）、审批/调整记录（审批日期、最近调整日期、停用日期）。
l 支持费用预算的当前可用金额偏低（默认低于1000元）时，向预算部门发送消息提醒；
l 支持财务管理人员根据单位、企业管理要求停用费用预算。
用于按合同条款进行付款，需说明款项内容、合同名称、付款条件、收款单位等情况。
l 支持有预算和无预算的两种付款方式，支持按项目的费用预算付款；
l 支持在有预算且付款金额大于所选择的费用类别的预算剩余金额时，提醒申请人并阻止流程发起；
l 支持申请有预算的付款后预提费用预算的金额并更新当前可用金额；
l 支持付款时分次记录付款明细（注意：多次付款未结束时，须点击“暂存待办”以继续处理）；
支持有预算的付款流程结束后，更新费用预算的剩余金额、已用金额和当前可用金额。
用于普通款项支出在取得发票后，进行相关费用的报销。
l 支持多预算同一流程报销；
l 支持在有借款时，冲抵借款金额，并记录至借款台账中；
l 支持在有预算且报销金额大于所选择的费用类别的预算剩余金额时，提醒申请人并阻止流程发起；
l 支持申请有预算的费用报销后预提费用预算的金额并更新当前可用金额；
l 支持有预算的费用报销流程结束后，更新费用预算的剩余金额、已用金额、当前可用金额。
用于普通款项支出在取得发票后，进行相关费用的报销。
l 支持有预算和无预算的两种付款方式，支持按项目的费用预算付款；
l 支持在有借款时，冲抵借款金额，并记录至借款台账中；
l 支持在有预算且报销金额大于所选择的费用类别的预算剩余金额时，提醒申请人并阻止流程发起；
l 支持申请有预算的费用报销后预提费用预算的金额并更新当前可用金额；
l 支持有预算的费用报销流程结束后，更新费用预算的剩余金额、已用金额、当前可用金额。
用于员工出差返回后，报销差旅费用。
l 支持有预算和无预算的两种付款方式，支持按项目的费用预算付款；
l 支持在有借款时，冲抵借款金额，并记录至借款台账中；
l 支持在有预算且报销金额大于所选择的费用类别的预算剩余金额时，提醒申请人并阻止流程发起；
l 支持申请有预算的差旅费报销后预提费用预算的金额并更新当前可用金额；
l 支持有预算的差旅费报销流程结束后，更新费用预算的剩余金额、已用金额、当前可用金额。
专用于合同的额付款，需说明款项内容、合同名称、付款条件、收款单位等情况。
l 支持有预算和无预算的两种付款方式，支持按项目的费用预算付款；
l 支持在有预算且付款金额大于所选择的费用类别的预算剩余金额时，提醒申请人并阻止流程发起；
l 支持申请有预算的付款后预提费用预算的金额并更新当前可用金额；
l 支持付款时分次记录付款明细（注意：多次付款未结束时，须点击“暂存待办”以继续处理）；
l 支持有预算的付款流程结束后，更新费用预算的剩余金额、已用金额和当前可用金额。
用于员工根据实际情况和需要向单位、企业申请借款。
l 支持出纳人员核实借款情况，并在借款办理完成后自生成借款台账；
用于员工归还尚未结清的借款。
l 支持借用人员还款时，出纳人员确认借款结清情况，流程结束后系统自动存储结清借款的信息。
存储借款信息，包括借款情况（借款人、供职部门、借支金额等）、结算情况（冲抵金额、归还金额、欠款金额等）和结算明细。
l 支持差旅费报销、费用报销冲抵借款金额；
l 支持存储有借款的费用报销记录。
内置查询的报表及其功能如下，均可根据实际需要调整修改。
① 查询费用预算调整记录：列表查看费用预算的调整记录，默认点击后查看相应详情。
② 查询本人借款记录：列表查看登录人员本人的借款记录，默认点击后查看相应详情。
内置统计的报表及其功能如下，均可根据实际需要调整修改。
① 月度付款情况：按月统计付款金额，默认显示统计列表。
② 各部门付款情况：按部门统计付款金额，默认显示统计列表。
③ 各部门借款情况：按部门统计借款金额，默认显示统计列表。
④ 各部门差旅费报销情况：按部门统计差旅费报销金额，默认显示柱状图。
⑤ 各部门费用报销情况：按部门统计费用报销金额，默认显示柱状图。
⑥ 按类别统计费用预算情况：按类别统计各个部门，各个预算阶段的费用预算情况，默认显示统计列表。
⑦ 按部门统计费用预算情况：按部门统计各个预算阶段的费用预算情况，默认显示统计列表。
协同费控管理应用（基础版）按照所见所得的扁平化风格制作，提供了在线的使用操作说明。在电脑端使用应用时，点击页面中右上角的问号图标，可进入对应内容的在线帮助页面（在线帮助内容会不定期更新）。
应用除了进行权限和流程的配置以满足用户管理需求外，还支持个性化的调整。致远业务管理应用工厂针对个性化的需求，提供多样的定制服务（含付费定制）。
(1)个性化管理的实现，包含且不限于如下内容。
l 增加个性化管理所属的控件或字段；
l 增加特定的页面视图；
l 增加特定的操作权限和复杂的审批流程；
l 增加特定的统计报表与业务门户；
l 在标准产品外增加流程表单；
l 在标准产品外增加数据底表及相应的业务关系。
(2)应用数据的更好展示或使用界面的更加美观，包含且不限于如下内容。
l 表单模板（含电脑端和移动端）；
l 统计图模板（含电脑端和移动端）；
l 数据记录显示模板（含电脑端和移动端）；
l 业务门户模板（含电脑端和移动端）。
四川凤凰世纪信息技术有限公司
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